【ケアマネジャー必見】AIケアマネジメントで書類地獄を脱出する方法

「今月もまた、支援経過記録が終わらない……」と、事務所でため息をついていませんか？
書類作成の負担を減らすには、単なる作成ツールではなく「AIケアマネジメント」を導入することにあります。
実は「AIケアプラン」などの作成支援だけでは、業務全体は楽になりません。
アセスメントからモニタリングまで、ケアマネジメントのプロセス全体をAIで支える視点こそが、自分の時間を生み出すからです。
この記事では、AIケアマネジメントがどのように業務の効率化に貢献するのか、その全貌と具体的な使い方を解説します。
書類地獄から抜け出し、利用者と向き合う時間を取り戻したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

 

AIケアマネジメントとは？AIケアプランとの決定的な違い

「AIケアマネジメント」と「AIケアプラン」。
似た言葉ですが、この2つの違いを正しく理解していないと、「高いソフトを導入したのに、結局アセスメントの整理に時間がかかって楽にならない」という事態に陥りかねません。
「AIケアプラン」は点（書類作成）であり、「AIケアマネジメント」は線（業務プロセス全体）を指します。
書類作成という「点」だけをAI化しても、その前後の業務が手作業のままでは、本当の意味での「書類地獄からの脱出」は難しいのです。

AIケアプランとAIケアマネジメントの違い

項目	AIケアプラン	AIケアマネジメント
対象範囲	第1表・第2表などの「書類作成」のみ	アセスメント・課題分析・ケアプラン作成・モニタリング・評価までの「一連のプロセス」
役割	文章の自動生成、文言の提案	業務全体の効率化、意思決定の支援、質の標準化
イメージ	書記・代筆者	優秀な助手・パートナー

例えば、自事業所に50代のベテランケアマネジャーがいると仮定します。
そのベテランケアマネジャーが、AIで秒速でケアプランを作成できるツールを導入したとします。
確かに、第2表の「長期目標」や「サービス内容」の入力は一瞬で終わるようになりました。
しかし、彼女の手元にはまだ、訪問時に走り書きした手書きのアセスメントメモや、支援経過記録の下書きが山のように残っています。
「ケアプランを作る時間は減ったけれど、その前の『情報整理』や『予後予測』、その後の『モニタリング記録』の手間は変わっていない」。
これが、AIケアプラン（点）だけを導入した際に起こる限界です。
利用者の自立支援に資する「適切なケアマネジメント」を実現し、かつ業務負担を劇的に減らすためには、書類作成だけでなく、アセスメントの入力支援やリスク予測を含めた「AIケアマネジメント（線）」の使い方が重要です。

なお、厚生労働省が進める「AIケアプラン」の制度的な定義や背景、具体的な仕組みについて詳しく知りたい方は、次の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：AIケアプランとは？厚生労働省の動向と背景・制度を徹底解説

 

AIケアマネジメントの導入で得られる3つのメリット

AIケアマネジメントを取り入れることは、単なる業務の効率化にとどまらず、ケアマネジャーと利用者の双方に大きな恩恵をもたらします。
具体的には、以下の3つのメリットが挙げられます。

• 圧倒的に業務時間が短縮する
• ケアプランの質と公平性が担保される
• 利用者と向き合う時間が増やせる

なぜこれらの変化が起こるのか、それぞれのポイントを解説します。

圧倒的に業務時間が短縮する

最大のメリットは、やはり「時間の創出」です。
ケアマネジメント業務は多岐にわたりますが、AIはその多くの場面で「優秀な助手」として機能します。
以下の表をご覧ください。
これは、ケアマネジャーの主要業務において、AIがどのような下書き・整理作業を代行してくれるかを示したものです。

ケアマネジメント業務におけるAI支援・自動化の例

ケアマネジメント業務	AIによる支援・自動化のイメージ
アセスメント整理	手書きメモや断片的な情報を整理し、利用者の課題やニーズ（意向）を構造化して抽出する。
ケアプラン素案作成	アセスメント情報を基に、第1表・第2表のたたき台（長期・短期目標、サービス内容の文案）を数秒で提案する。
サービス担当者会議	会議中の録音データや走り書きのメモから、決定事項と重要発言をまとめた「議事録」を自動作成する。
モニタリング	利用者宅での会話（音声やメモ）を基に、前月からの変化や特記事項をまとめた「モニタリング報告書」の文章を生成する。
支援経過記録	長文になりがちな日々の対応記録や関係機関とのやり取りを、要点を押さえた簡潔な文章に要約・整形する。

これらを手作業でおこなっていた時間を合計すると、1ケースあたり数十分、月間で換算すれば数時間〜十数時間の削減が見込めます。
特に「担当者会議の議事録」や「モニタリング記録」は、訪問先から戻って、メモや記憶を頼りに書く作業が大きな負担となっていたはずです。
AIを使えば、現地で拾った「音声」や「メモ」を投げるだけで、帰所する頃には報告書のベースができあがっている――そんな働き方も夢ではありません。

注：「どうやって音声をAIに投げるの？」「セキュリティは？」といった具体的な手順やツールの使い方は、この記事の後半で詳しく解説します。

ケアプランの質と公平性が担保される

「担当するケアマネジャーの経験年数によって、受けられるサービスの質が変わってしまう」。
これは業界全体の課題でもありますが、AIの活用はこの「属人化」を解消する手段となります。
最大のポイントは、AIが厚生労働省の推進する「適切なケアマネジメント手法」などの標準的なガイドラインを学習・参照できる点です。
ベテランの「経験と勘」はもちろん大切ですが、AIは膨大なデータとエビデンス（根拠）に基づいて、抜け漏れのない標準的なケアプラン案を提示してくれます。
これにより、次のようなメリットが生まれます。

• 一定水準の質を確保：新人ケアマネジャーでも、ベテランに近い視点で「アセスメント」との整合性が取れたケアプランを作成しやすくなる。
• 実地指導への対策：AIを「点検役」として使うことで、目標とサービス内容の不一致や、記載すべき項目の漏れを事前にチェックでき、実地指導での指摘リスクを軽減できる。

AIは、すべての利用者に公平で質の高いマネジメントを提供するための「セカンドオピニオン」のような役割を担ってくれます。

利用者と向き合う時間が増やせる

AI導入の本質は、利用者と向き合う時間を増やすことにあります。
事務作業の負担が減れば、その分、利用者宅への訪問時間を長くしたり、家族の話をじっくり聴いたりすることができます。
また、自分で解決が困難な事例に対して、地域包括支援センターや医療機関と連携する余裕も生まれるでしょう。
「書類を作る人」から、本来の「利用者の生活に寄り添い、自立を支える調整役」へと、働き方を戻すことができるのです。

 

AIケアマネジメントの導入前に知っておくべき課題と注意点

AIケアマネジメントは業務を効率化できますが、万能ではありません。
AIのリスクや限界を正しく理解せずに導入すると、かえって現場の混乱やトラブルの原因になることもあります。
導入を成功させるために、特に重要な3つの課題と注意点を解説します。

• セキュリティと個人情報の取り扱いに注意する
• AIの提案は「絶対」ではない（提案精度と責任の所在）
• 導入コストと学習コストがかかる

セキュリティと個人情報の取り扱いに注意する

Web検索で「AI ケアマネジメント 無料」で検索して出てくるような無料ソフトや一般向けの生成AIツールを利用する場合、最も注意すべきなのが情報の取り扱いです。
多くの無料AIサービスでは、入力されたデータがAIの学習に利用される可能性があり、利用者の氏名や既往歴などの個人情報が外部に流出するリスクがゼロではありません。
事業所として導入する際は、必ずプライバシーポリシーを確認し、データが学習に利用されない設定（オプトアウト）になっているかを確認する必要があります。
また、個人でChatGPTなどを利用する場合でも、実名は伏せて「A氏」「80代女性」のように匿名化・マスキングをして入力するなど、徹底した情報管理が求められます。

AIの提案は「絶対」ではない（提案精度と責任の所在）

AIが提示するケアプランや予後予測は、過去のデータに基づいた確率論的な回答です。
利用者の人生観や表情、家族との微妙な関係性までは汲み取れないことがあります。
「AIが言ったから」と盲信せず、「この提案は本当にこの利用者さんの生活や意向に合っているか？」を最終的に判断するのは、ケアマネジャーの責任です。
AIはあくまで「助手・パートナー」であり、決定権は自分にあります。

導入コストと学習コストがかかる

本格的なAIケアマネジメントアプリや専用ソフトの導入には、月額費用などのコストがかかります。
また、新しいツールの画面操作や使い方を覚えるための「学習コスト」も無視できません。
しかし、残業代の削減や、人材不足の中で職員が定着するメリットを考えれば、中長期的には費用対効果が高い投資となるケースが多いです。
まずは無料トライアルなどを活用し、自事業所の体制に合うかを見極めることが重要です。

 

【実践編】AIケアマネジメントの具体的な使い方

「AIが便利なのはわかったけれど、ウチの事業所には予算がないし、新しいソフトを導入するのは難しそう……」。
そう感じている方も多いのではないでしょうか。
しかし、AIケアマネジメントをはじめるのに、必ずしも高額な専用ソフトやツールは必要ありません。
ここからは、無料で使えるツールや、今ある環境を活かした「AIケアマネジメント」の具体的なはじめ方を解説します。
明日からの業務で「あ、これならできるかも」と思える方法がきっとみつかります。

無料で手軽に！ChatGPT・NotebookLMなどの生成AI活用術

手軽にはじめられるのが、「ChatGPT」やGoogleの「NotebookLM」といった対話型AIです。
ここでは、「どのAIを、どう安全に使うか」という基本と、すぐに使える「指示文（プロンプト）」の型を紹介します。

「書く」ならChatGPT「読む・まとめる」ならNotebookLM

AIには得意・不得意があります。
用途に合わせて使い分けるのがコツです。

• ChatGPT（生成・アイデア出し向け）：「家族へのメール文面を作りたい」「ケアプランの言い回しを直したい」といった、ゼロから文章を生み出す作業が得意です。
• Google NotebookLM（要約・分析向け）：「大量の支援経過記録を要約したい」「マニュアルを読み込んで要点を知りたい」といった、既存のデータを読み込んで整理する作業に最適です。

家族へ送るショートメール文を作るプロンプト.docx

支援経過記録を「モニタリング用に3行」で要約するプロンプト.docx

PDF資料の読み込みと整理プロンプト.docx

この得意分野を理解して使い分けるだけで、AI活用の迷いが消え、自分の業務スピードは格段に上がります。

セキュリティ重視なら「Google NotebookLM」が推奨

無料のAIを使う際、最大の懸念は「入力した情報がAIの学習に使われてしまい、外部に漏れるのではないか？」という点です。
そこで推奨したいのがGoogle NotebookLMです。
NotebookLMには、以下の大きな特徴があります。

• 学習に使われない：アップロードしたデータや入力内容は、AIモデルのトレーニングには使用されません。これは無料版でも同様です。
• 参照元の明示：アップロードした資料の「どこ」を根拠に回答したかが示されるため、ハルシネーション（嘘の回答）のリスクを管理しやすいです。

参考：NotebookLM Help「Learn about NotebookLM - Computer」
参考：Google Workspace「NotebookLM: AI-powered research and learning assistant tool」

なお、有料プラン（Pro/Plus）や企業向けプランもありますが、主な違いは「読み込める資料の数（容量）」や「組織での管理機能」であり、「データが学習に使われない」という基本的な安全設計は無料版でも守られています。

それでも守るべき「鉄則」

いくらツールが安全でも、次の2点は必ず守ってください。

1. 個人情報のマスキング：念には念を入れ、「Aさん」「B様」のように匿名化するか、個人が特定できる固有名詞は伏せて入力する癖をつけましょう。
2. 共有設定の確認：誤って「リンクを知っている全員」に共有設定してしまうと、第三者に見られる可能性があります。自分だけの利用に留めるか、共有相手を厳選してください。

セキュリティに強いNotebookLMをメインに使い、文章作成のアイデア出しにはChatGPTを使うなど、用途に合わせて使い分けることで、高額な専用ソフトを導入しなくても、明日からの業務効率は大きく変わるでしょう。

高価なソフトは不要？「既存の介護ソフト」×「AI」のハイブリッド活用

「AI機能付きの最新介護ソフト」は確かに便利ですが、導入コストも高く、操作を覚えるのも一苦労です。
そこで推奨したいのが、使い慣れた「既存の介護ソフト」と「AI」を組み合わせるハイブリッド活用です。
方法は非常にシンプルです。

1. 下書き（AI）：アセスメントの整理や文章の推敲、言い回しの調整をChatGPTやNotebookLMなどのAIにおこなわせる。
2. 仕上げ（既存ソフト）：AIが作成したテキストをコピーし、現在お使いの介護ソフト（ファーストケアなど）の所定の欄にペーストして登録する。

この「コピペ」の手間さえ惜しまなければ、高額なAIソフトを導入しなくても、効率化が可能です。
まずは手元のパソコンで、ウィンドウを2つ並べてみることからはじめましょう。

ケアマネジメントプロセス別AI活用シチュエーション

ツールと使い方がわかったところで、実際のケアマネジメント業務の「どのタイミング」でAIが役立つのか、具体的なシチュエーションをみていきましょう。
ここでは、単なる時短テクニックだけでなく、「ケアプランの質の標準化」や「実地指導（運営指導）への対策」を見据えた、プロフェッショナルな活用法を紹介します。

1. アセスメント（情報の構造化と抜け漏れチェック）

悩み：利用者の話が多岐にわたり、メモが乱雑で整理しきれない。
また、聞き取りに漏れがないか不安。

AI活用（構造化）：箇条書きのメモをAIに入力し、「主訴」「生活課題」「潜在ニーズ」「強み（ストレングス）」に分類・整理させることで、アセスメントの全体像を即座に可視化します。

ポイント：さらに「不足している情報は何か？」とAIに質問させるのがポイントです。
「転倒リスクに関する情報が不足しています」「服薬状況の詳細が不明です」といった指摘をもらうことで、ベテラン並みの視点でアセスメントの精度を高められます。

活用プロンプト例：以下のメモを整理し、課題分析シートの項目（主訴・ニーズ・課題・強み）に分類してください。
また、ケアプラン作成にあたり情報が不足している点があれば、具体的な質問項目として挙げてください。
（個人名は伏せて入力しましょう）

2. ケアプラン作成（目標の具体化と標準化）

悩み：いつも似たような「長期目標」や「短期目標」になってしまい、マンネリ化している。新人ケアマネジャーの目標設定が曖昧で修正が大変。

AI活用（発想支援）：「〇〇な課題を持つ利用者に対する長期目標のバリエーションを5つ挙げて」と相談し、自分では思いつかない表現を取り入れます。

ポイント：作成した目標が適切か、AIに「SMARTの法則（具体的か、測定可能か等）に基づきチェックして」と依頼します。これにより、誰が作成しても一定水準以上の、具体的で評価しやすいケアプラン作成が可能になります。

3. サービス担当者会議・モニタリング（「メモ」を捨てて「対話」に集中）

悩み：「記録に残さなきゃ」と必死でメモを取るあまり、うつむき加減になり、利用者の表情や家族の本音（ノンバーバルなサイン）を見落としてしまう。会議の司会進行と議事録作成の同時進行に限界を感じている。

AI活用（音声記録と要約）：事前に同意を得たうえで、スマートフォンのボイスレコーダーなどで会議や面談を録音。その音声データをNotebookLMなどに読み込ませ、文字起こしと要約をおこないます。

ポイント（対話への集中）：AIに「書記」を任せることで、ケアマネジャーは「利用者や専門職との対話・議論」に100%集中できます。顔を上げてしっかり向き合うことで、信頼関係が深まり、より正確な評価と次のアクションにつながる「生きた情報」を手に入れることができます。

4. 記録の振り返り・実地指導対策（根拠の抽出と裏取り）

悩み：毎月の支援経過記録を読み返す時間がなく、変化の兆候を見逃しそうになる。実地指導で「根拠」を問われた際に即答できるか不安。

AI活用（根拠抽出）：過去数ヵ月分の記録（または上記で文字起こししたデータ）をNotebookLMなどに読み込ませ、「ADLや意欲の変化傾向」を分析させます。

リスク管理（裏取り）：AIの分析結果を鵜呑みにせず、必ず「根拠となる元の日付と記録」を確認し、本人やサービス事業所に事実確認（裏取り）をおこなうことで、確実なモニタリングにつなげます。

AI任せにしない3つの鉄則

AIを安全かつ効果的に使うため、事業所内で以下のルールを徹底しましょう。

1. 録音の同意と機微情報の匿名化：録音する際は、必ず利用者や参加者の同意を得てください。
   また、AIに入力する際は、病歴や家族トラブルなどの機微情報を加工し、個人が特定されないよう配慮しましょう。
2. 事実確認（裏取り）：AIの出力には「幻覚（ハルシネーション）」が含まれる可能性があります。
   必ず原文（元の記録・音声）と照らし合わせ、最終的な事実は自分で確認してください。
3. 責任の所在：記録やケアプランの最終的な作成者は「ケアマネジャー」です。
   AIが作成した文章でも、その内容の責任は自分にあることを忘れないでください。

AIは、あくまで「下書き」や「アイデア出し」をサポートする役割だと心得ましょう。

 

【まとめ】AIケアマネジメントはケアマネジャーを救うパートナー

ここまで、AIケアマネジメントの基礎知識から具体的な実践方法までを解説してきました。
最後に、この記事の要点を振り返ります。

AIケアプランとAIケアマネジメントは別物
「AIケアプラン」は、あくまでケアプラン作成を支援するツールです。
一方「AIケアマネジメント」は、AIを活用してケアマネジメント業務全体を効率化する働き方を指します。

最大の敵は「事務作業」
AIはケアマネジャーの仕事を奪う敵ではありません。
本来向き合うべき利用者との時間を奪っている「膨大な書類作成」から、自分を解放してくれる「優秀な助手・パートナー」です。

質と公平性の担保
ケアマネジャーの知見とAIのデータ分析を掛け合わせることで、誰が担当しても一定水準以上のケアを提供できるようになります。

「AIなんて難しそう」と構える必要はありません。
まずは今週、次のどれか1つだけでもアクションを起こしてみてください。

1. Google NotebookLMに、公開されている厚生労働省の資料（PDF）を読み込ませて要約させてみる。
2. ChatGPTに、個人情報を伏せた状態で「支援経過記録」の要約を頼んでみる。
3. 事業所のミーティングで「AIを使って事務負担を減らせないか」と話題に出してみる。

この小さな一歩が、自分の働き方を変え、利用者と笑顔で向き合う時間を取り戻すきっかけになります。