【最新】ケアプランデータ連携システムとは？今さら聞けない概要をわかりやすく徹底解説

この記事では、2025年11月時点の最新情報に基づき、「ケアプランデータ連携システム」の概要をわかりやすく解説します。
2023年4月の制度開始から2年半が経過しました。
「うちはまだFAXで……」と様子をみていた事業所も、連携先からデータでのやり取りを求められるケースが増えてきたのではないでしょうか。

本記事では、以下のような疑問に答えます。

「結局、義務化なの？」
「導入すると現場の業務負担は本当に軽減される？」

制度の仕組みやメリット・デメリット、最新の導入状況までを、厚生労働省や国保中央会の情報をもとにわかりやすく解説します。

• 「まだ導入していない」と焦りを感じている事業所の管理者
• 連携先への対応方針を決めるため、正確な情報収集を急いでいる担当者
• 制度の全体像を改めて把握したい方

このような方は、ぜひ最後までご覧ください。

 

ケアプランデータ連携システムとは？
「事業所間のケアプランをオンラインで交換する仕組み」のこと

「ケアプランデータ連携システム」とは、これまで紙やFAX、郵送でおこなっていたケアプラン（提供票など）のやり取りを、オンライン上で安全かつ効率的におこなうための「国が整備した共通の仕組み」です。
2025年11月現在、多くの事業所がこのシステムへの導入を進めています。

ここでは、今さら聞きにくい「ケアプランデータ連携システム」の全体像を、次の4つのポイントに絞って基礎からわかりやすく解説します。

① 何ができる？
② どの書類が対象？
③ どんな仕組み？
④ どこが運営？

順番にみていきましょう。

① 何ができる？：「ケアプランの送付」や「受け取ったかの確認」がオンラインで完結

「ケアプランデータ連携システム」を導入すると、事業所間のケアプラン（提供票）のやり取りにかかる業務が大きく変わります。

具体的には、お使いの介護ソフトで作成したケアプランのデータを、印刷やFAX送信の手間をかけずに、そのままオンラインで連携先の事業所に送信できます。
また、送付した書類を相手がいつ受け取ったのか（受領確認）もパソコン上で管理できるようになるため、面倒な電話確認も不要です。
これまで時間がかかっていた業務が、すべてお手元のパソコン1台で完結できます。

② どの書類が対象？：計画書や利用票など主要な書類に対応

「ケアプランデータ連携システム」では、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所の間で頻繁にやり取りされる、以下の主要な書類がデータ連携の対象となります。

• 居宅サービス計画書（第1表）
• 居宅サービス計画書（第2表）
• 居宅サービス計画書（第3表）
• 介護予防サービス・支援計画書
• サービス利用票（第6表）
• サービス利用票別表（第7表）
• サービス提供票（実績情報）

これらの書類情報は「CSVファイル」という標準化されたデータ形式でやり取りされるため、受け取る側での転記作業も不要となります。

③ どんな仕組み？：「介護ソフト」「専用クライアント」「国の中継システム」

「新しいシステム……」と聞くと複雑そうに感じるかもしれませんが、実際の仕組みは大きく分けて次の3つの要素で成り立っています。

1. 事業所でお使いの「介護ソフト」
   （※ケアプランなどのデータ作成に使用します）
2. パソコンにインストールする「ケアプランデータ連携クライアントソフト」
   （※データの送受信をおこなうための専用ソフトです）
3. 国（国保中央会）が管理する「連携基盤（中継システム）」
   （※各事業所のデータを安全に受け渡しするための中継サーバーです）

具体的なデータの流れは、次のとおりです。

まず、事業所の「介護ソフト」で作成したケアプランデータを、「ケアプランデータ連携クライアントソフト」を通じて送信します。
送信されたデータは、国が管理する「連携基盤」に安全に保存されます。
その後、受け取り側の事業所が「ケアプランデータ連携クライアントソフト」を使って「連携基盤」にアクセスし、データをダウンロードして自身の「介護ソフト」に取り込みます。

出典：参考：厚生労働省 介護保険最新情報Vol.1109「「ケアプランデータ連携システム」の概要等の周知について（情報提供（Ver.2））」

④ どこが運営？：「厚生労働省」と「国保中央会」だから安心

このケアプランデータ連携システムは、国の厚生労働省が介護現場のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進施策の1つとして主導しています。
そして、実際のシステム開発や日々の運営・管理は、介護保険制度とも関わりが深い公的機関の「国民健康保険中央会（国保中央会）」です。
国の施策に基づき、公的機関が運営するシステムのため、セキュリティや情報管理の面でも高い信頼性があり、事業所は安心して利用できます。

 

ケアプランデータ連携システムの「今」を知る

制度の概要を理解したところで、次は多くの方が最も知りたい「制度の“今”」について解説します。

「いつからはじまって、今はどうなっているのか？」
「結局、義務化なのか？」
「周りの導入状況（普及率）は？」

など、2025年11月現在の最新状況を、データに基づき客観的にみていきましょう。

「いつから」はじまった？

「ケアプランデータ連携システム」は、2023年4月から本格的な運用が開始されました。
制度の開始当初は、導入を様子見していた事業所も多くみられました。

しかし、運用開始から2年半以上が経過した2025年11月現在、国民健康保険中央会によるライセンス料の無料キャンペーンなども追い風となり、導入する事業所は着実に増加しています。
最近になって対応を迫られるケースが増えている背景には、導入済みの事業所との連携を円滑に進めたいという現場の声があります。

さらに、令和6年度の介護報酬改定が大きな転機となりました。
この改定では、直接的な加算ではありませんが、居宅介護支援費における「逓減制（ていげんせい）」の緩和措置の要件に、本システムの活用が盛り込まれました。
これは、一定件数以上のケアプランを担当しても報酬が減額されにくくなるというもので、実質的にシステムの導入を強く促す内容です。
この影響で、導入を本格的に検討する事業所が全国的に増えています。

結局「義務化」なの？

結論からいえば、2025年11月現在、ケアプランデータ連携システムの利用は法的に「義務化」されてはいません。
厚生労働省も「（導入・利用を）義務付けるものではない」との見解を示しており、導入しなかったからといって直ちにペナルティが発生するものではありません。

ただし、前述のとおり、地域の連携先が続々と導入を進めている状況下ではどうでしょうか。
連携先から「データで送ってほしい」と要請された場合、これまでの紙やFAXでの対応を続けることが難しくなる可能性があります。
法的な「義務化」はされていなくても、地域連携の輪に残り、日々の業務をスムーズに進めるためには「実質的に対応が求められる状況」になりつつある、というのが実態です。

全国の「導入状況・普及率」は？

全国の導入状況は、一見するとまだ少ないようにみえるかもしれません。
厚生労働省「介護サービス施設・事業所調査（令和5年度）」によると、令和5年10月時点での全国の介護保険指定事業所は約18万件。

このうち、国保中央会の公式データ（2025年10月2日現在）では、システム導入事業所は14,221カ所（約7.9%）です。

出典：独立行政法人福祉医療機構 WAM NET「ケアプランデータ連携システム利用状況」

「まだ1割にも満たないのか」と安心されたかもしれません。
しかし、その数字には注意が必要です。
直近3ヵ月だけで約7,000事業所が新たに導入しており、普及はまさに今、加速度的に進んでいます。
この事実は、もはや「様子見」が許されない状況を示しており、「既にあせるべき段階」に入ったと断言できます。
なぜなら、この流れは国の方針を受け、介護ソフトベンダー（介護ソフト開発・販売会社）も一体となって推進しており、今後さらに加速することが確実だからです。

さらに重要なのは、手厚い導入支援策が「今だけ」の可能性がある点です。
具体的には、次のような制度が自事業所の導入に貢献します。

フリーパスキャンペーン

国保中央会は、2025年6月1日から2026年5月31日までの申込でライセンス料（通常年間21,000円・税抜）が1年間無料になる 「フリーパスキャンペーン」 を実施中です。

自治体独自の補助金

一部の自治体では、パソコン購入費や初期設定費、なかには操作研修費までを対象とす

このタイミングを逃せば、将来的に全額自己負担での導入を迫られるだけでなく、地域の連携の輪から取り残され、事業運営に支障をきたす恐れも否定できません。
「任意制度だから」と様子見できる時間は、もう残されていません。
制度改正と手厚い支援策が揃った今こそ、最も負担を抑え、導入効果を実感できる絶好の機会といえるでしょう。

参考：ケアニュース by シルバー産業新聞「ケアプランデータ連携システム3ヵ月で7000事業所増」

 

ケアプランデータ連携システム導入で得られる3つのメリット

「ケアプランデータ連携システム」の導入は、単なる業務のデジタル化ではありません。
介護現場が長年抱えてきた課題を解決する、3つのメリットをもたらします。

• ケアプラン業務にかかる時間を大幅に削減できる
• 紙や通信にかかるコストを削減できる
• 転記ミスを防ぎ、やり取りを正確かつ安全におこなえる

それぞれのメリットが、具体的にどのように日々の業務を変えるのか、1つずつみていきましょう。

ケアプランのやり取りにかかる時間を大幅に削減できる

これまで、ケアプランのやり取りに、これほど多くの手間と時間をかけていませんでしたか？

• 介護ソフトから計画書や利用票を印刷する
• 連携先の事業所ごとに1件ずつFAXで送信する
• 郵送の場合は、封入・切手貼付・投函をおこなう
• 送信後に「届いていますか？」と電話で確認する

本システムを導入すれば、介護ソフトで作成したデータをそのままオンラインで送信できるため、これらの一連の作業がすべて不要です。
ある調査の試算では、ケアプランの共有にかかる時間が約3分の1に短縮できると報告されています。
このようにして生まれた時間を年間で換算すると、1ヵ月分以上の業務時間に相当します。
生み出した貴重な時間を、ケアマネジャーが最も大切にすべき利用者との面談（モニタリング）などの支援にあてることで、本来の専門業務に集中できる点が最大のメリットです。

参考：公益社団法人国民健康保険中央会「ケアプランデータ連携システムについて」
参考：ケアプランデータ連携システム YouTube動画「『介護をつなぐ』篇　ケアプランデータ連携システム【プロモーション動画】」

紙や通信にかかるコストを削減できる

日々の業務で当たり前になっていた「目にみえるコスト」も大幅に削減できます。
毎月発生していた、次のような費用が不要になることを想像してみてください。

• FAXの通信料
• 紙代やインク・トナー代
• 切手代や郵送費
• 書類を保管するためのファイルやキャビネット・倉庫スペース

ある調査研究の試算では、システムのライセンス料を考慮しても、年間で約80万円のコスト削減が見込めるという結果も報告されています。
業務の効率化だけでなく、事業所の経営改善にも貢献する効果が期待できます。

参考：ケアプランデータ連携システム ヘルプデスクサポートサイト
参考：公益社団法人 国民健康保険中央会「ケアプランデータ連携システムについて～システムの全体概要と機能～」

転記ミスを防ぎ、やり取りが正確・安全になる

手作業が介在する業務には、どうしてもヒューマンエラーがつきものです。
特に、受け取ったFAXの内容を介護ソフトへ手入力する際の「転記ミス」は、多くの事業所が抱える課題ではないでしょうか。

「ケアプランデータ連携システム」では、受信したデータをそのままご自身の介護ソフトに取り込めるため、転記作業そのものが不要になり、ミスを根本から防ぐことができます。
これにより、実績の修正や返戻といった手戻りが減少し、職員の心理的な負担軽減にもつながります。
また、国の安全なシステムを介してデータを送受信するため、FAXの誤送信といった情報漏洩のリスクを大幅に低減できる点も大きなメリットです。
セキュリティが確保された環境で、正確かつ安全な情報共有が実現します。

このように「ケアプランデータ連携システム」は、単なる業務の効率化に留まらず、事業所経営の安定化や、職員が安心して働ける環境づくりにも直結します。
現場の負担を「時間・コスト・安全」の3つの側面から軽減できる、強力なツールといえるでしょう。

 

ケアプランデータ連携システム導入の3つのデメリット

「ケアプランデータ連携システム」は、多くのメリットがある一方で、新しい仕組みの導入には、事前に把握しておくべきデメリットもあります。
しかし、課題を正しく理解し、対策を講じることで、導入への不安は大きく軽減できます。

• 導入・運用のコストがかかる
• 連携先も導入していないと使えない
• 新しい操作を覚える必要がある

ここでは、これら3つのデメリットと、その具体的な対策について詳しくみていきましょう。

導入・運用のコストがかかる

システム導入には、初期費用や利用料が発生します。
ケアプランデータ連携システム自体は国民健康保険中央会（国保中央会）が提供しており、通常は年間21,000円（税抜）のライセンス料が必要です。
また、電子証明書の発行費用や、ソフトウェア設定にともなう費用が別途発生するケースもあります。

連携先も導入していないと使えない

「ケアプランデータ連携システム」は、自事業所だけが導入しても効果を最大限に発揮することはできません。
ケアプランを送る側と受け取る側の、双方の事業所が導入していることが前提となる仕組みです。
そのため、地域の連携先事業所の導入が進んでいない移行期には、データ連携とFAX・郵送が混在し、一時的に管理の手間が増えてしまう可能性があります。

新しい操作を覚える必要がある

ITが苦手な方にとって、これが最も大きな懸念点かもしれません。
新しいシステムを導入するには、新しい操作を覚える必要があります。
日々の多忙な業務のなかで、操作マニュアルを読み込んだり、研修を受けたりする時間は、一時的な学習コスト（負担）となります。

「操作を間違えたらどうしよう」
「覚えるのが大変だ」

このような不安から、導入に踏み切れない事業所が多いのも事実です。

 

ケアプランデータ連携システム導入に関するよくある質問（FAQ）

最後に、ケアプランデータ連携システムの導入を検討するうえで、多くの方が抱きがちな疑問点とその答えをQ&A形式でまとめました。
これまでの内容の再確認としても、ぜひご活用ください。

Q1. 利用料金の目安は？

A1. 1事業所番号ごとのライセンス料は、月額1,750円（税込）で利用できます。
（ライセンスの有効期限は1年間）

年間では、ライセンス料1年分で21,000円（税込）の支払いが必要です。
「毎月の固定費が増えるのはちょっと……」と感じるかもしれませんが、ぜひ一度、従来の方法で運用した場合にかかっているコストと比較してみてください。
毎月発生している「FAXの通信料」「切手代などの郵送費」「コピー用紙やトナー代」、そして何より「印刷や封入、電話確認にかかっている職員の人件費」を合計すると、いくらになるでしょうか？
これらを試算すると、多くの事業所で月額1,750円以上のコストがかかっているケースがほとんどです。

システム導入でこれらが削減できるため、トータルでみればコストダウンにつながる可能性が高いでしょう。
支払い方法は、電子請求の証明書発行手数料と同様に、国保連合会に請求する介護給付費からの差し引き、または請求書送付による口座振り込みにも対応。
なお、現在はこのライセンス料(21,000円)が無料となる「フリーパスキャンペーン」が2026年5月31日(予定)まで実施されています。
コストメリットを実感するためにも、この機会にぜひ試算・導入を検討してみてください。

Q2. 今からでも使える「補助金」はある？

A2. はい、導入コストの負担を軽減するための補助金制度が活用できる場合があります。
経済産業省が実施している「IT導入補助金」などが、介護ソフトの導入や更新のタイミングで活用できるケースがあります。
また、それとは別に、都道府県や市区町村といった地方自治体が、介護事業所のICT化を支援するために独自の補助金・助成金制度を設けていることも少なくありません。

これらの制度を活用することで、パソコンの購入費用や初期設定費用など、導入にかかるコスト負担を大幅に軽減できる可能性があります。
補助金の対象や申請期間は自治体によって異なるため、まずは事業所がある市区町村や都道府県の担当窓口、または地域の社会福祉協議会などにご確認ください。

補助金制度の種類や申請方法の一般的な流れについては、次の記事でも詳しく解説していますので、ぜひ参考にご覧ください。

関連記事：介護ソフト補助金【最新】制度の種類・申請方法・採択ポイントまで徹底解説

Q3. どの介護ソフトでも使える？

A3. いいえ、どの介護ソフトでも利用できるわけではありません。
『ケアプランデータ連携システム』を利用するには、国が定めた「ケアプランデータ連携標準仕様」に対応した介護ソフトを導入している必要があります。
標準仕様にはバージョンがあり、現在は従来の「V3」に加え、最新の「V4」が登場しています。

次の表は、国民健康保険中央会が公表している「ベンダー試験完了企業」の対応状況（V3・V4）と、各社の詳細情報をまとめたものです。（※2025年11月17日時点の情報に基づきます）

【ケアプランデータ連携標準仕様 ベンダー試験完了企業一覧】

介護ソフト名	企業名	対応バージョン
Rely（リライ）	株式会社アール・シー・エス	V3 / V4/V4 API
介護エイド	アトラス情報サービス株式会社	V3 / V4
at home Mobile	株式会社アポロシステム	V4
訪問看護専用電子カルテ「iBow」	株式会社eWeLL	V3 / V4
すこやかサン	株式会社EMシステムズ	V3 / V4
MAPs for NURSING CARE	株式会社EMシステムズ	V3 / V4
まもる君クラウド	株式会社インタートラスト	V3 / V4
介五郎	株式会社インフォ・テック	V3 / V4
絆Core高齢者介護システム	株式会社内田洋行	V3 / V4
トータル社会福祉システム「希望」PLUSⅡ	エーケービジネス株式会社	V3 / V4
SMARTれん太	株式会社エースシステム	V4
カイポケ	株式会社エス・エム・エス	V4
地域包括ケアシステム Attend	ＳＯＴシステムコミュニティ株式会社	V4
SWATplus	NCS&A株式会社	V4
ほのぼのNEXT	エヌ・デーソフトウェア株式会社	V3 / V4
地域包括支援センターシステム	エヌ・デーソフトウェア株式会社	V4
介護記録システムFTCare-i	株式会社エフトス	V4
ケアマネっ子	株式会社エフワン	V4
らくらくケアストーリー	株式会社エムエスシー	V4
トリケアトプス	岡谷システム株式会社	V3 / V4
福祉の玉手箱	岡山中央システムズ株式会社	V4
えがおシリーズ	株式会社カーネル	V4
カナミッククラウドサービス	株式会社カナミックネットワーク	V3 / V4
ケアキャロッツ	株式会社キャロッツシステム	V3 / V4
介護システム	株式会社協同測量社	V3 / V4
ケア樹	株式会社グッドツリー	V3 / V4
「楽園」介護保険システム	株式会社熊本計算センター	V3 / V4
CAREKARTE	株式会社ケアコネクトジャパン	V3 / V4
スグレポート	国際マイコンサービス株式会社	V4
ASP介護保険システム	株式会社五大オーエー	V3 / V4
FlowersNEXT	株式会社コンダクト	V3 / V4
エスクラウド	サンテン株式会社	V4
楽々ケアクラウド	有限会社システムプラネット	V3 / V4
SuisuiRemon	セントワークス株式会社	V4
介護システム「楓」	株式会社ソフトウェア・サービス	V3 / V4
介護保険総合システム	ダンソフトウエア株式会社	V3 / V4
地域包括ケア支援システム	ダンソフトウエア株式会社	V4
CareWORKS21	株式会社テクノプロジェクト	V3 / V4
福祉見聞録	株式会社東経システム	V3 / V4
ナビケアPlus	株式会社ナビテック	V3 / V4
楽すけ	ニップクケアサービス株式会社	V4
WebQKANクラウド版	日本医師会ORCA管理機構株式会社	V4
Canbill Neo	株式会社日本ケアコミュニケーションズ	V4
ほのぼのmini2	株式会社日本ケアコミュニケーションズ	V4
ケアマネくん	株式会社日本ケアコミュニケーションズ	V4
介舟ファミリー	株式会社日本コンピュータコンサルタント	V3 / V4
介護ソフト ケアマザー	株式会社ノエシス	V3 / V4
楽にネット	株式会社ハローシステム	V3 / V4
ファーストケア	株式会社ビーシステム	V3 / V4 /V4 API
福祉の森FUTURE	株式会社日立システムズ	V3 / V4
Quickけあ	株式会社ファティマ	V3 / V4
ゆう!ケア	株式会社フォーエヴァー	V3 / V4
HOPE LifeMark-WINCARE	富士通Japan株式会社	V3 / V4
スマイルワン	株式会社プラスワン	V3 / V4
ナーシングネットプラスワン	プラスワンソリューションズ株式会社	V3 / V4
Blue Ocean Note	株式会社ブルーオーシャンシステム	V3 / V4
地域包括支援センター支援システム	株式会社ブレインサービス	V3 / V4
SimWork介護保険システム	プロテック株式会社	V3 / V4
自社開発ソフト	株式会社フロンティア	V4
ラクウェア	フロンティーク・デザイン株式会社	V4
ヘルパーアシスト	有限会社ミッツコミュニケーションズ	V4
介護トータルシステム「寿」	株式会社南日本情報処理センター	V3 / V4
福祉物語	南日本ソフトウェア株式会社	V3 / V4
ナレッジ・ケアマネージャ	みらい工房株式会社	V3 / V4
そよかぜ	ヤチヨコアシステム株式会社	V3 / V4
Record book Operation Management System	株式会社レコードブック	V4
i-MEDIC Plus	株式会社レゾナ	V3 / V4
Care-wing	株式会社ロジック	V4
ワイズマンSPシステム	株式会社ワイズマン	V3 / V4

参考：公益社団法人 国民健康保険中央会「「ケアプランデータ連携システム」ベンダ試験（V4) 完了結果について（2025年11月17日）」「「ケアプランデータ連携システム」ベンダ試験(V3) 完了結果について（2025年7月8日 更新）」

【POINT】

API連携について 表中の「V4 API」とは、従来のCSVファイルを用いた連携に加え、よりスムーズなデータ送受信が可能になる最新の接続方式です。

株式会社ビーシステムの「ファーストケア」は、このAPI連携（V4 API）に対応しており、クライアントソフトでのファイル操作の手間を省いた、よりシームレスなデータ連携が可能です。
この一覧をみれば、自事業所で利用している介護ソフトが、どのバージョンに対応しているかを確認できます。
もし未対応の介護ソフトを使用している場合は、今後のアップデートの予定や乗り換え支援に関して、介護ソフトの提供会社へ早めに相談しておくと安心です。

 

【まとめ】ケアプランデータ連携システムを理解したら次のステップへ

この記事では、「ケアプランデータ連携システム」の基本概要から、メリット・デメリット、そして導入の現状までを解説しました。

FAXや郵送でのやり取りが主流だった時代は終わりを告げ、ケアプランのデータ連携は、もはや地域の介護事業所にとって「新たな標準」となりつつあります。
制度の全体像を理解した今、自分の事業所が次に取り組むべきは、具体的な「ケアプランデータ連携システム」に対応した介護ソフトの選定と、それにともなう費用の確認です。
どの介護ソフトを選ぶかが、スムーズな導入と現場の負担軽減のカギを握ります。

【PR】次のステップは「対応ソフト」の選定です（「ファーストケア」のご紹介）

制度の概要をご理解いただいた今、次のステップは「どの介護ソフトを使うか」の選定です。
ここで一つ、重要な事実をお伝えします。
「対応ソフトなら、どれでも同じ」ではありません。

主要な介護ソフトのほとんどは本システムに対応していますが、その「使い勝手」には大きな差（ピンキリ）があるのが現状です。

• A社ソフトの場合： 利用者1人につき「第6表」「第7表」「利用者情報」と3回クリックが必要。利用者30人なら90回以上のクリック操作を繰り返さなければならない……。
• ファーストケアの場合： 数クリックで「全員分」の送信が完了します。

この差は、毎月の業務負担に直結します。
さらに、ファーストケアは国保中央会のお墨付きをいただいています。

実は、ファーストケアは「国保中央会の公式デモンストレーション機（37ページ目）」として採用されています。
なぜなら、ファーストケアは最先端のAPI連携にも対応した、業界でも数少ない介護ソフトだからです。

この「API連携」により、従来必要だった「ファイルの書き出し」「アップロード」「ダウンロード」「取り込み」といった手動操作すら一切不要になります。
「ITが苦手な職員でも、本当に使いこなせるだろうか？」

そんな不安をお持ちの事業所様こそ、直感的な操作性と手厚いサポート体制で定評のある「ファーストケア」をご検討ください。
まずはお気軽にご相談を。

※他ソフトからのデータ移行や、地域包括支援センター・連携先との運用調整に関しても、弊社の専門チームが丁寧に対応いたします。