ケアマネソフトの機能には、どんなものがある？導入メリットもご紹介

ケアマネソフトとは？

ケアマネソフトとは、介護保険制度に基づく「居宅介護支援（ケアマネジメント）」業務を効率化するために開発された、ケアマネジャー専用の業務支援ソフトウェアです。
ケアプランの作成やモニタリング、給付管理、国保連請求といった一連の業務フローをデジタル化・自動化することで、事務作業の手間を減らし、利用者への支援に集中できる環境を整えます。

ケアマネジメント業務の特徴と課題

ケアマネジメント業務は、要介護者やその家族との面談、サービス事業者との調整、各種帳票の作成・提出など、非常に多岐にわたる業務を担います。

特に、紙ベースで業務を行っている事業所では、情報管理が煩雑になりやすく、ミスや手戻りも発生しやすい傾向があります。

また、介護保険制度は定期的に改正されるため、それに応じた帳票形式の更新や給付管理の変更にも迅速に対応しなければならず、業務の属人化や法令遵守の観点でもリスクがつきものです。

近年ではケアマネジャーの「シャドーワーク」も課題となっています。例えば「モニタリング以外の訪問・見守り支援」や「入退院時の手続き支援」・「行政手続き」といった本来ケアマネジャーが行うべきではない業務を、社会資源の課題もありボランティアで対応しているケースも多くあり、厚生労働省から整理が必要という指針も出ています。

ケアマネソフト導入の背景とニーズ

このような状況の中、ICTを活用した業務効率化が求められるようになり、ケアマネソフトの導入が加速しています。
近年では、介護報酬改定やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進を背景に、国や自治体からも補助金やケアプランデータ連携システムのフリープランなど、ICT導入の支援が拡大しています。

「ファーストケア」のような介護事業所向けオールインワン介護ソフトの登場により、業務の一元管理や介護現場のDX化による業務効率化が注目されています。
帳票作成・介護請求・介護記録などを一括で管理できるパッケージ型の介護保険ソフトへの関心が、介護現場や経営層の間でますます高まっています。

また、モバイル端末との連携に対応した製品もあり、外出先からの情報確認・入力が可能となるなど、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を支援する環境が整いつつあります。

このように、ケアマネソフトは、業務効率化だけでなく、制度対応・情報の一元管理・働き方改革といった多方面にわたる経営課題の解決にも直結するツールとして、ますます重要性を増しています。

ケアマネソフトの主な機能

ケアマネソフトは、単に書類をデジタル化するだけでなく、ケアマネジメント業務全体を支援する機能が豊富に備わっています。

ここでは、導入の判断材料となる主要機能についてご紹介します。

アセスメント・ケアプラン作成機能

ケアマネ業務の中核であるアセスメントとケアプラン作成を効率化する機能です。
利用者の状態や生活環境、目標などをシステム上で整理・入力し、それに基づいた支援内容を計画的に構築できます。
給付管理の「試算」が出来たり、ケアプランデータ連携に対応したソフトも増えており、ケアプラン作成業務の効率化が図れます。

給付管理票の自動作成

給付管理票は毎月作成が必要であり、手作業では多くの時間がかかる作業です。
ケアマネソフトを活用すれば、入力されたケアプラン情報から給付管理票を自動で作成でき、ミス防止にもつながります。

令和７年４月以降であればTAISコードの記載欄があるなど、法令に則った最新のフォーマットで出力されることが重要で、保険者や国保連への提出にも安心して対応できます。

モニタリング記録・評価管理

モニタリングや再アセスメントの記録も、ケアマネソフト上で一元管理が可能です。
訪問記録、サービス提供状況のフィードバックなどを随時入力でき、時系列での履歴確認や評価の蓄積が行えます。

紙での記録からデジタル化することで、期間や分類を指定してすぐに検索が出来るなどのメリットがあります。
これにより、支援の質を見える化でき、利用者やご家族への説明にも活用できます。

国保連請求データの作成と提出支援

国保連への請求業務はミスが許されない重要な業務の一つです。
サービス提供事業所からの実績報告を確認・反映したかの個別チェックが出来たり、単位数超過時の調整が簡単に出来るなど、さまざまな機能で請求前の給付管理業務を正しく行えるメリットがあります。

多くのケアマネソフトでは、給付管理票と連動するかたちで、請求データを自動作成し、CSV形式で出力しそのまま伝送が可能です。

エラー検出や修正支援機能があるソフトも多く、二重チェックの工数を大幅に削減できます。

過去記録の検索・利用履歴の管理

膨大な書類の中から過去の情報を探す手間は、デジタル管理により一気に解消されます。

条件を絞り込んでの検索機能や、利用者ごとの履歴管理、帳票の一括印刷などが可能です。

たとえば、監査や運営指導や家族からの問い合わせ時にも、スムーズに情報を提供できる体制を整えることができます。

タブレットやスマホ対応機能

現場では外出や訪問が多いため、モバイル対応の有無は大きな選定ポイントとなります。
近年のケアマネソフトはクラウド型が主流となり、スマホやタブレットでの入力・閲覧が可能です。

ケアマネソフトの導入メリット

ケアマネソフトは、単なる業務ツールを超えて、ケアマネジャーの日々の業務改善や事業所全体の効率化、さらには制度対応や経営の可視化まで、多くのメリットをもたらします。

ここでは、主な導入メリットを5つの視点から紹介します。

業務の効率化と人的ミスの削減

ケアマネジャーの業務は多岐にわたり、帳票作成や記録入力などの作業に多くの時間を要します。

ケアマネソフトを導入すれば、これらの作業をテンプレート化や自動化により効率化でき、業務時間を大幅に削減できます。

また、手書きや表計算ソフトで起こりがちな入力ミス・計算ミスも、エラーチェック機能やガイド機能により軽減され、質の高いケアマネジメントを安定的に提供できるようになります。

外出先からの入力対応でタイムロス削減

近年のケアマネソフトは、クラウド対応やスマートデバイスへの最適化が進んでおり、外出先や訪問先からの情報入力・確認が可能です。

これにより、事務所に戻ってからまとめて入力する必要がなくなり、業務の「スキマ時間」活用が可能になります。

介護保険制度変更への自動対応で安心

介護保険制度は数年ごとに改正され、そのたびに帳票の仕様や運用ルールの見直しが必要となります。
これを手作業で対応するのは非常に手間がかかり、法令違反のリスクもあります。

ケアマネソフトを導入すれば、制度改正時にもソフトウェア側で迅速にアップデートされ、最新の要件に自動で適合します。
ケアプランデータ連携に対応していることも重要で、活用することで居宅介護支援費の遁減制の基準人数も増加し事業所の収益改善につながります。

これにより、事業所としての法令遵守がしやすくなり、監査や指導にも自信をもって対応できます。

記録の蓄積による業務の見える化

ケアマネソフトは、日々の業務データを自動的に蓄積・整理していきます。
その結果、職員ごとの業務状況や利用者の支援履歴、請求実績などを一覧で確認できる「見える化」が実現されます。

これにより、チーム内の情報共有や業務改善の指標として活用でき、経営層によるサービス品質の評価・分析にも役立ちます。

法令遵守・監査対応の容易化

介護サービス事業所には、厚生労働省や自治体による監査や運営指導への対応が求められます。
紙での管理では、必要な帳票や記録を探し出すのに時間がかかり、対応が後手に回ることもあります。

ケアマネソフトでは、必要な情報を検索・出力できる仕組みが整っており、帳票の整合性や提出資料の準備もスムーズに行えます。
監査対応をスピーディに、かつ正確に行える点は、経営における安心材料となります。

以上のように、ケアマネソフトの導入は現場業務の改善にとどまらず、経営全体の安定と持続的成長に貢献する重要な要素です。

まとめ

ケアマネソフトは、単に帳票をデジタル化するだけでなく、ケアマネジャーの業務効率化、情報管理の精度向上、制度改正への迅速な対応など、経営・現場の双方に大きなメリットをもたらす業務支援ツールです。

主な機能には、ケアプラン作成や給付管理、国保連請求支援、過去記録の管理、スマホ・タブレット対応などがあり、業務のあらゆるシーンを支えます。これにより、人的ミスの削減やタイムロスの防止、情報の一元管理といった「見える化」が実現し、監査・指導対応の体制強化にもつながります。

特に、介護業務に必要な機能をひとつに統合できる「ファーストケア」のようなソフトは、現場の働き方改革にも寄与し、経営層としても導入効果を実感しやすいソリューションと言えるでしょう。

今後、介護現場におけるICT活用はますます加速することが見込まれており、ケアマネソフトはその中核を担う存在です。
自社の業務体制や課題に合わせて最適なソフトを選び、業務効率とサービス品質の両立を目指しましょう。