2025年版 介護ソフトの選び方｜失敗しないための完全ガイド

介護ソフトの導入を検討しているけれど、種類が多くてどれを選べばいいのか分からない…そんなお悩みを抱えていませんか？本記事では、介護ソフト選びで失敗しないためのポイントを2025年の最新情報を踏まえて徹底解説。介護ソフトの種類や主な機能、導入メリットはもちろん、使いやすさやサポート体制、費用、セキュリティ対策、拡張性といった重要な選定基準を分かりやすく説明します。あわせて、現状分析からソフト選定、データ移行、職員研修までの導入ステップもご紹介します。この記事を読めば、事業所の規模やニーズに最適な介護ソフトを見つけるための知識が身につき、業務効率化、ケアの質向上、コンプライアンス強化といったメリットを実現できるでしょう。

 

介護ソフトの種類と主な機能

介護ソフトは、介護事業所の運営を支援するためのソフトウェアです。種類や機能が多岐にわたるため、事業所のニーズに合ったソフトを選ぶことが重要です。ここでは、介護ソフトの種類と主な機能について解説します。

 

介護ソフトの主な種類

種類	主な機能	適用事業所
記録系ソフト	介護記録の作成、管理、分析	全事業所
請求系ソフト	介護報酬の請求業務の支援	全事業所
リハビリ・機能訓練支援ソフト	リハビリ計画の作成、評価、トレーニング記録管理	デイケア・機能訓練特化事業所
総合管理ソフト	勤怠管理、給与計算、経理、シフト管理	施設系・訪問介護事業所

 

介護ソフトの主要機能

介護ソフトには、様々な機能が搭載されています。代表的な機能は以下の通りです。

予定・実績管理機能

利用者ごとのサービス提供予定を登録・管理し、実施後には実績を記録・確定する機能です。予定は職員のシフトや担当と連動して管理でき、実績データはそのまま介護給付費請求や帳票作成に自動連携されます。予定と実績を一元管理することで、業務の効率化と記録の正確性が大幅に向上します。

記録機能

利用者のバイタルデータ、服薬状況、排泄記録、食事記録、入浴記録など、日々のケアに関する情報を記録できます。記録を電子化することで、検索や集計が容易になり、情報共有もスムーズになります。また、記録データを分析・参照することで、ケアプランの見直しや評価に活用できます。

請求機能

介護給付費請求（レセプト）を作成し、国民健康保険団体連合会（国保連）へ電子請求するための機能です。加算・減算の自動計算やエラーチェック機能により、請求ミスを防止し、業務効率を向上させます。

アセスメント機能

利用者の状態を評価し、ケアプラン作成に必要な情報を収集するための機能です。全社協ガイドラインや包括的自立支援、MDS-HCなどの標準的なアセスメントツールを搭載しているソフトもあり、客観的な評価に基づいたケアプランの作成を支援します。2023年に厚生労働省から示された新たな標準23項目を網羅していることがポイントです。

ケアプラン作成機能

アセスメント結果に基づいて、利用者個別のケアプランを作成するための機能です。厚生労働省の標準仕様に基づいたケアプラン作成支援機能を持つソフトもあり、LIFE（科学的介護情報システム）やケアプランデータ連携システムとの連携が可能なものもあります。

機能訓練計画作成機能

ADL・IADL向上を目的とした機能訓練計画を作成し、評価を記録することで、科学的介護推進の一環として活用できます。個別の目標設定や訓練内容、評価方法などを記録し、計画的な機能訓練の実施を支援します。

スケジュール管理機能

職員の勤務スケジュールや利用者の訪問・通所スケジュールを管理し、シフト調整や重複確認を支援する機能です。オンコール対応の調整機能を持つソフトもあります。

帳票出力機能

アセスメントシート、ケアプラン、利用票や提供票、介護給付費請求書・利用者請求書、LIFE提出用データなど、必要な帳票を作成し、電子データとして出力できる機能もあります。

 

介護テクノロジー定着支援事業としての補助金と介護ソフト

介護テクノロジー定着支援事業としての補助金とは？

介護事業所におけるICT化や業務効率化を支援するために設けられた補助金制度で、以下のような目的で活用されています。

• 介護記録の電子化による業務効率化
• 介護報酬請求の電子化によるミス削減
• LIFE（科学的介護情報システム）へのデータ連携強化

 

補助金の適用範囲

補助金の対象となるのは、以下のようなソフトウェアやシステムです。

• 介護記録ソフト（電子カルテ・タブレット対応）
• 介護報酬請求システム（介護テクノロジー「介護業務支援」としてTAISコード取得済のもの）
• 音声入力対応の介護ソフト
• LIFE・ケアプランデータ連携対応の介護ソフト
• 職員シフト・勤怠管理システム

導入を検討している場合は、最新の補助金情報を自治体や厚生労働省のサイトで確認し、活用できる制度を見逃さないようにしましょう。

 

介護ソフトを導入するメリット

介護ソフトを導入することで、介護現場における様々なメリットが期待できます。業務効率の向上、ケアの質向上、コンプライアンス強化など、多岐にわたるメリットを理解し、事業所の運営改善に役立てましょう。

業務効率化

介護ソフトは、煩雑な事務作業を効率化し、職員の負担を軽減する強力なツールです。記録業務の電子化、情報共有の迅速化、請求業務の自動化など、様々な機能が業務効率化に貢献します。

記録業務の電子化

介護記録、申し送り事項、各種帳票の作成などを電子化することで、手書き作業を削減し、業務の負担を軽減できます。記録にかかる時間を短縮することで、本来のケア業務に集中できる時間が増え、より質の高いサービス提供に繋がります。

情報共有の迅速化

職員間での情報共有をスムーズに行うことができます。リアルタイムの情報共有により、ケアの質の均一化、申し送り事項の漏れを防ぎ、事故やヒヤリハットの発生リスクを低減します。また、タブレットやスマートフォンを活用したモバイル対応のソフトを導入することで、より迅速な情報共有が可能になります。

介護報酬請求業務の自動化

介護給付費請求（レセプト）を自動作成し、国民健康保険団体連合会（国保連）へ電子請求することで、請求漏れや誤請求のリスクを軽減します。加算・減算の自動計算機能やエラーチェック機能により、正確な請求業務を実現し、事業所の経営安定にも貢献します。

ケアの質向上

介護ソフトを活用することで、利用者一人ひとりに合わせた最適なケアを提供することが可能になります。データに基づいたケアプランの作成、個別ケアの実施、記録の分析など、ケアの質向上に繋がる様々な機能があります。

個別ケアの実施

利用者の状態やニーズを把握し、アセスメント結果に基づいた個別ケアプランを作成・実施できます。適切なケアプランの提供により、利用者のQOL（生活の質）向上に貢献します。

記録の分析によるケアの改善

蓄積されたケア記録データを分析することで、ケアの改善点を発見し、より効果的なケアプランを作成できます。データに基づいたケアは、PDCAサイクルを回しやすく、継続的なケアの質向上に繋がります。また、LIFE（科学的介護情報システム）と連携することで、科学的根拠に基づくケアの実施が可能になります。

コンプライアンス強化

介護業界では、法令遵守が厳しく求められています。介護ソフトは、法令に準拠した運営をサポートし、コンプライアンス強化に貢献します。

法定帳票の作成

介護事業所に必要な帳票を正確に作成し、指定基準（指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準）に準拠した運営を支援します。適切な帳票管理は、監査や運営指導の対応をスムーズにし、コンプライアンスリスクを低減します。

記録の改ざん防止

電子記録がが適切に管理出来る介護ソフトを活用することで、記録の改ざんを防止し、情報の透明性を確保できます。これにより、情報セキュリティを高め、信頼性の高い記録管理を実現します。また、アクセス権限管理や監査ログ機能を備えたソフトを利用することで、不正アクセスや情報漏洩のリスクを軽減し、事業所の信頼性を守ることができます。

介護ソフトの導入は、業務の効率化、ケアの質向上、コンプライアンス強化に大きく貢献します。事業所の運営に最適なソフトを選び、ICTを活用した介護の質の向上を目指しましょう。

 

介護ソフトの選び方【失敗しないポイント】

介護ソフト選びは、事業所の運営効率やケアの質に直結する重要な決断です。失敗しないためには、さまざまなポイントを考慮する必要があります。ここでは、介護ソフト選びで失敗しないためのポイントを詳しく解説します。

使いやすさ

どんなに高機能なソフトでも、使いにくければ現場職員の負担を増大させ、業務効率化につながらないどころか逆効果になる可能性があります。直感的な操作が可能か、入力項目は分かりやすいか、画面は見やすいかなど、現場職員の視点で使いやすさを評価することが重要です。

無料トライアルやデモ版を利用して、実際に操作してみることをおすすめします。また、既存システムとの連携のしやすさも考慮しましょう。例えば、介護請求システムとスムーズに連携できる介護ソフトを選ぶことで、二重入力の手間を省き、データの一元管理を実現できます。操作方法に関するマニュアルやFAQが充実しているかも確認しておきましょう。

サポート体制

導入後のサポート体制も重要な選定基準です。電話やメール、チャットなどで気軽に問い合わせができるか、迅速かつ丁寧な対応を受けられるかを確認しましょう。

導入時の研修や操作説明会の実施、さらに、定期的なバージョンアップや機能追加が行われているかどうかも、長期的な視点で見たときに重要なポイントです。また、障害発生時の対応についても確認しておきましょう。業務への影響を最小限に抑えるためには、迅速なサポート対応が可能な体制が整っているか、問い合わせに対して丁寧に対応してもらえるかどうかといった点も大切です。

費用

介護ソフトの費用は、初期費用だけでなく、月額利用料、保守費用、バージョンアップ費用など、さまざまな費用が発生します。予算に合わせて適切な価格帯のソフトを選ぶことが重要です。

機能と価格のバランスを考慮し、本当に必要な機能が搭載されているか、過剰な機能で費用が割高になっていないかを確認しましょう。また、複数社の見積もりを比較検討することも重要です。相見積もりを取ることで、市場価格を把握し、より有利な条件で契約することができます。将来的な利用者数の増加や機能追加を見据え、費用体系についても確認しておきましょう。

セキュリティ対策

介護ソフトには、利用者の氏名、住所、病歴など、機密性の高い個人情報が多数保存されています。そのため、セキュリティ対策は非常に重要です。不正アクセスや情報漏洩を防ぐための対策がしっかりと講じられているかを確認しましょう。

特にクラウド型の介護ソフトは、データは事業所ではなく介護ソフト会社のサーバーに置かれますのでセキュリティ対策は特に重要です。具体的には、アクセス権限の設定、データの暗号化、ウイルス対策が含まれます。ISO27001やプライバシーマークなどの認証を取得しているかどうかも、セキュリティ対策の信頼性を判断する上で参考になります。また、データのバックアップ体制についても確認しておきましょう。災害やシステム障害発生時に備え、データの定期的なバックアップと復元手順が確立されていることが重要です。

拡張性

介護事業を取り巻く環境は常に変化しており、将来的なニーズの変化に対応できる拡張性も重要です。利用者数の増加や法改正、新たなサービスへの対応など、将来的な変化に適応できる柔軟性を備えているかを確認しましょう。

例えば、モジュールを追加することで機能を拡張できるか、API連携によって他のシステムと連携できるかが重要です。

介護ソフトを選ぶ際には、使いやすさ、サポート体制、費用、セキュリティ対策、拡張性など、さまざまな要素を考慮する必要があります。事業所の運営状況や将来の展望を見据え、最適なソフトを選びましょう。

 

介護ソフト導入のステップ

介護ソフトの導入は、適切な手順を踏むことでその効果を最大限に発揮することができます。綿密な計画と準備が、スムーズな導入と運用開始の鍵となります。ここでは、介護ソフト導入における重要なステップを詳しく解説します。

現状分析

まず始めに、現状の課題やニーズを明確にする必要があります。現状分析を丁寧に行うことで、本当に必要な機能や、導入によって解決したい課題を特定できます。そのためにも、現場職員へのヒアリングが非常に重要です。

現状分析のポイント

以下のポイントを参考に、現状分析を実施しましょう。

記録業務にかかる時間

現在の記録方法と、それに要する時間を把握します。手書きでの記録に多くの時間を費やしている場合、介護ソフト導入による効率化の効果が大きくなります。

ケアの質の現状把握

ケアの質に関する課題を洗い出し、介護ソフトによって改善できるポイントを探ります。例えば、情報共有の遅延や不足が課題であれば、リアルタイムの情報共有機能を備えたソフトが有効です。

利用者情報の一元管理

利用者の情報が適切に管理されているか、アクセスしやすいかを確認します。情報が散在している場合は、一元管理できるソフトが望ましいです。

コストの把握

既存システムの運用コストを把握し、新たなソフト導入によるコストの変化を予測します。ランニングコストだけでなく、初期費用や導入にかかる費用も考慮が必要です。

職員のITスキル

職員のITスキルレベルを把握し、使いやすいソフトを選ぶ必要があります。操作が複雑なソフトは、導入後の負担となる可能性があります。研修制度が充実しているかも重要なポイントです。

これらのポイントを踏まえ、現状を詳細に分析することで、最適な介護ソフト選びの基盤を築くことができます。

ソフトの選定

現状分析に基づき、最適なソフトを選定します。様々なベンダーから提供されているため、機能、費用、サポート体制などを比較検討することが重要です。無料トライアルやデモ版を利用して、実際に使い勝手を確認することも有効です。

ソフト選定のポイント

以下のポイントを参考に、ソフトを選定してみましょう。

必要な機能の有無

国保連請求に対応しているか、ケアプラン作成機能があるかなど、必要な機能をリストアップしておきましょう。

使いやすさ

直感的に操作できるか、入力項目が分かりやすいかなど、現場職員にとって使いやすいインターフェースであるかが重要です。

サポート体制

導入後のサポート体制が充実しているか、トラブル発生時の対応の速さを確認しましょう。

費用

初期費用、月額費用、保守費用など、導入にかかる費用を総合的に比較検討します。将来的な拡張性や追加費用も考慮しておきましょう。

セキュリティ対策

適切なセキュリティ対策が施されているか、情報漏洩対策が講じられているかを確認しましょう。

他システムとの連携

既存システムとの連携が可能か、勤怠管理システムや会計ソフトとの統合がスムーズに行えるかを確認します。
複数のソフトを比較検討し、最適なソフトを選びましょう。 データ移行と職員研修

ソフト選定後、既存システムから新システムへのデータ移行作業と、職員への研修を実施します。データ移行は慎重に進める必要があり、スムーズな移行のためにベンダーのサポートを受けることが重要です。また、職員研修は、新システムの円滑な運用開始のために不可欠です。

データ移行と職員研修のポイント

以下のポイントを参考に、データ移行と職員研修を実施しましょう。

データ移行計画の策定

データ移行の範囲、スケジュール、担当者を明確にした計画を立てます。移行作業中のトラブル発生時の対応策も検討しておきましょう。

ベンダーとの連携

データ移行作業は、ベンダーのサポートを受けながら進めることが重要です。不明点やトラブルが発生した場合は、すぐにベンダーに相談しましょう。

テスト環境での検証

本番環境へのデータ移行前に、テスト環境でデータ移行の検証を行います。

職員研修の実施

新システムの操作方法に関する研修を、全職員を対象に実施します。現場スタッフ・管理者・事務員など必要な研修をそれぞれ実施出来ると効率的です。

マニュアルの作成と配布

操作マニュアルを作成し、職員に配布します。わかりやすく、検索しやすいように作成することが重要です。ベンダーから提供されるマニュアルも活用しましょう。

導入後のサポート体制の確認

導入後も、ベンダーによるサポート体制が利用できるか確認しておきましょう。 これらのステップを踏まえ、計画的に介護ソフトを導入することで、業務効率化、ケアの質向上、コンプライアンス強化を実現し、より良い介護サービスの提供へと繋げることができます。

 

まとめ

介護ソフトの導入は、介護現場の業務効率化、ケアの質向上、コンプライアンス強化に大きく貢献します。本記事では、介護ソフトの種類や機能、導入メリット、選び方のポイント、導入ステップについて詳しく解説しました。

介護ソフト選びの重要ポイント

1.使いやすさ：直感的な操作性があり、現場職員がストレスなく使用できるか

2.サポート体制：導入後のアフターサポートやトラブル対応が充実しているか

3.費用：初期費用・月額費用・保守費用を総合的に比較し、コストパフォーマンスが優れているか

4.セキュリティ対策：個人情報保護のための暗号化、アクセス制限、バックアップ体制が整っているか

5.拡張性：将来的な事業拡大や法改正に対応できる柔軟なシステムであるか

介護ソフト導入の成功ポイント

1.現状分析を徹底し、業務の課題や必要な機能を明確にする

2.無料トライアルやデモ版を活用し、実際の操作性を確認する

3.複数のソフトを比較検討し、最適なものを選定する

4.スムーズなデータ移行と職員研修を実施し、現場への負担を最小限に抑える

このように、介護ソフトを導入することで、業務の効率化やケアの質の向上が期待できます。制度や現場ニーズの変化に対応するためにも、将来を見据えたソフト選びが重要です！