実地指導（運営指導）対策チェックリスト（令和版）

記事「実地指導（運営指導）通知後の対策マニュアル」の構成に沿った業務用チェックシート。通知〜当日〜改善報告まで、記事末尾の月次確認をチェック化しています。

表紙情報

1. 通知受領直後（初動）

慌てて書類を集める前に「いつ・何を・誰が」。後から記録の作成・改ざんはしない。

• 実施日時（来訪日・開始時間）を通知書で確認した
• 対象期間（何年何月〜の記録が対象か）を確認した
• 事前提出書類の一覧・提出期限・提出方法を確認した
• 当日提示が想定される書類の範囲を確認した
• 行政側の人数・所属・担当部署を把握した
• 事業所側の窓口（管理者／事務／現場／請求 等）を決めた
• 書類確認スペース・現場案内の動線・当日の同席者を決めた

2. 担当分担と自己点検

• 自治体の自己点検シート（指定がある場合）を入手した
• 通知書・自己点検に沿って不足・不明点を一覧化した
• 不足があっても「あと追い作成・日付の書き換え」はしない方針を共有した（現状・原因・再発防止を説明できる状態にする）

3. 書類の区分（事前提出／当日提示）

事前提出が想定されるもの（自治体指定に従う）例

• 自己点検シート／事業所概要／勤務体制一覧／利用者一覧／加算算定状況

当日提示が想定されるもの（例）

• 契約・同意、ケアプラン・個別サービス計画、介護記録、サービス提供記録
• 勤務表・出勤簿、加算資料、請求関連資料
• 運営規程・重要事項説明書、苦情・事故報告、研修・委員会、BCP・感染症・虐待防止関連

4. 重点3領域（指摘が出やすい整合性）

① ケアプランと記録のつながり

• 計画内容と実サービス内容が整合している
• 介護記録・サービス提供記録に抜けがない
• モニタリングが適切な時期に実施・記録されている
• 同意日・署名・説明の流れを記録で追える

② 人員配置と運営体制（予定と実績）

• 勤務表と出勤簿・勤怠が一致している
• 必要人員・資格者配置を実績ベースで説明できる
• BCP・感染症・虐待防止・研修・委員会等、体制の記録が必要範囲で揃う

③ 加算の根拠資料

• 算定各加算について、会議録・研修記録・配置・計画等の根拠が残っている
• 配置要件を満たす期間と請求期間が一致している
• 制度改定・担当交代後も算定要件の確認が引き継がれている

5. 当日（受け答えと動線）

• 朝礼時点で案内・書類・回答担当が最終確認できている
• 求められた書類をすぐ提示できる（紙の位置／電子の共有）
• ヒアリングは聞かれた事実に、記録ベースで簡潔に答える
• 不明点はその場で断言せず、確認してから回答する

6. 結果通知〜改善報告（事後）

• 結果通知で指摘項目・口頭／文書の別・提出要否を確認した
• 提出期限・提出方法・社内担当を一覧に落とした
• 改善報告は「注意」ではなく原因・具体策・再発防止の仕組みまで書いた
• 期限内に難しい場合は早めに自治体へ相談した

7. 月次ルーティン（記事内「日常的なシステム化」）

• ケアプランが最新の状態である
• 介護記録にサービス提供内容が反映されている
• モニタリングが必要時期に実施されている
• 同意書の署名・日付の漏れがない
• 勤務表が出勤実績と一致している
• 資格者配置を実績で説明できる
• 加算の根拠資料が揃っている
• 請求内容が記録・加算要件と突合できる
• 研修・委員会の実施記録が残っている
• 事故・苦情の対応と再発防止が記録されている

留意：本チェックリストは一般的な準備観点の整理用です。必須書類・様式・提出方法は必ず通知書と管轄自治体の案内に従ってください。